Презентація фірми і організація участі у виставці

Ще 10 років тому виставкові ярмарки були однією з найбільш популярних і ефективних форм реклами для малої і середньої фірми. Сьогодні головним простором пошуку партнерів і клієнтів став інтернет. Але організувати кращу презентацію фірми можливе лише за участі на виставці або галузевої ярмарку. При виділенні маркетингового бюджету заплануйте участь у виставках. Як вибрати відповідні виставки, ярмарки і приготується до них? Планування, впровадження та оцінка результатів це етапи, пов'язані з участю у виставках виробників товарів і послуг. Презентація на виставках для малих і середніх фірм - істотна маркетингова інвестиція у всіх сенсах. Чим ретельніше до них підготуватися, тим більше плідним буде результат після участі на презентаційних заходах.

Фірма отримує ряд можливостей після презентації на виставці

Презентаційна виставка це прекрасна можливість для:

1. Організації безпосереднього діалогу з потенційними клієнтами.


2. Зустрічі з іншими контрагентами.


3. Просування на ринку.


4. Промоушен нових товарів і послуг.


5. Отримання безпосереднього думки на тему торгової марки.


6. Створення образу фірми.


7. Професійної презентації продуктів.


8. Дослідження ринку:
   
   
   
   • аналіз пропозицій і планів конкурентів;
   
   
   • відстеження новітніх галузевих трендів.
   
   
   
   


9. Придбання бізнес партнерів.


10. Вихід на міжнародну арену.

Крім зустрічі з відвідувачами виставки є так само прекрасної організацією переговорів з головними галузевими представниками. Розмови в кулуарах або вечірній нетворкінг, дозволяє побудувати співвідношення з іншими учасниками ринку. Перед прийняттям рішень про участь в ярмарках варто чітко визначити цілі участі:

• Послуги транспорту,


• контакти з клієнтами;


• дослідження ринку;


• побудова фірмового образу;


• повернення старих клієнтів і пошук нових;


• презентація;


• контакт з конкурентами.

Організація цілей повинна виходити з цільових маркетингових планів фірми.

Вимога до виставок пропонують організацію презентацій

Незважаючи на занепад репутації ярмарків, їх кількість постійно зростає. При виборі найцікавіших виставкових ярмарок допоможуть розмови з клієнтами. Варто з ними зв'язатися і перевірити які ярмарки вони вважають за краще, коли їх можна там зустріти. Так само цінні поради можуть дати інші учасники виставок. Від організаторів даного роду заходів варто отримати інформацію про плани залучення галузевих лідерів і статичні дані про попередні результати проведення ярмарки:

1. Кількість національних і закордонних галузевих лідерів серед учасників.


2. Тип і кількість запрошених представників медіа.


3. Категорії основних відвідувачів (представники фірм, студенти, приватні особи).


4. Площа орендованої площі.


5. Кількість учасників на виставці.

При виборі таких подій слід звернути увагу на:

• циклічність проведення виставок;


• досвід організаторів;


• проаналізувати звіт про учасників;


• детально ознайомитися з програмою припливу галузевих видавництв.

Виставкові ярмарки повинні супроводжуватися конференціями, семінарами. Їх розміщення має великий вплив на рівень презентабельності виставок для цільової групи.

На презентацію фірмі варто спланувати бюджет до організації виставки

Головним бар'єром в ярмарках є фінансові витрати на організацію участі у виставці товарів та послуг. Їх однозначне визначення неможливо, тому що вони залежать від великої кількості факторів. Величина і тип стенда, вид і розміщення ярмарки та ін. Зазвичай виділяються кошти, пов'язані з презентацією фірми на виставці:

1. Основні витрати:
   
   
   
   • оренда виставкового місця;
   
   
   • оплата електроенергії;
   
   
   • паркінг;
   
   
   • витрати стенду:
   
   
   • проект;
   
   
   • виставкова і супроводжуюча меблі.
   
   
   
   


2. Витрати послуг пропонують на стенді:
   
   
   
   • хостес;
   
   
   • послуги перекладу;
   
   
   • супроводжуючий персонал.
   
   
   
   


3. Витрати пов'язані з пропозицією:
   
   
   
   • запрошення;
   
   
   • рекламні матеріали;
   
   
   • каталоги;
   
   
   • квитки вступу;
   
   
   • транспорт;
   
   
   • відрядження.
   
   
   
   


4. Додаткові витрати:
   
   
   
   • дослідження ринку;
   
   
   • вкладення в просування на ярмарках;
   
   
   • платні семінари.
   
   
   
   

Можна спробувати заощадити. Об'єднати стенд разом з іншою не конкуруючої фірмою. Скористатися знижками, які пропонують організатори для перших зареєстрованих учасників (або для останніх на яких чекають вільні місця перед відкриттям ярмарки).

Детальний план підготує фірму перед презентацією на виставковому центрі

Наступний крок - створення детального плану підготовки до виставки, який повинен охоплювати:

1. Планування детального бюджету.


2. Відбір співробітників залучених в приготування до ярмарків і обрис кола їх зобов'язань.


3. Організація програми присутності на ярмарках.


4. Планування стендового простору:
   
   
   
   • проектування;
   
   
   • списки продуктів для презентації.
   
   
   
   


5. Розробка плану пропозиції, а так же пропонованих матеріалів використаних в процесі подання.


6. Інші організаційні витрати (транспорт, проживання, витрати на відрядження співробітників).

Під час резервації стенду варто досліджувати всі можливості презентації на ярмарку. Часто біля уявлення можна проводити навчання в використанні продукту, брати участь в дискусійній панелі або стати спонсором зони розваги, що так само дозволить виділити фірму серед інших учасників.

Основні властивості стендової моделі це її розміри і розміщення. При резервації місця варто поцікавитися:

• розмірами виставкового павільйону;


• розкладом відвідування;


• зовнішнім виглядом сусідніх стендів;


• зовнішнім виглядом проходів між стендами;


• фірми, які будуть представлені на сусідніх стендах.

Просторе місце біля сцени може розмістити і залучити більше відвідувачів, але голос провідних захід може ускладнити комунікацію з потенційними клієнтами. Проект стендових моделей для презентації повинен відображати візуальну ідентифікацію фірми. З цією метою слід взяти до уваги наступні властивості:

1. Виразний, експонований логотип.


2. Витримка фірмовою графічною лінії в оформленні.


3. Графічно спроектовані інформаційні матеріали доступні на стенді (плакати, каталоги, брошури, рекламні буклети).


4. План розміщення людей біля стенду:
   
   
   
   • зона активна;
   
   
   • зона пасивна;
   
   
   • інтенсивна зона.
   
   
   
   


5. Форма одягу обслуговуючого персоналу відвідувачів оформлена у фірмових кольорах.

Залежно від поставлених цілей участі в ярмарках можна виділити чотири основні концепції стратегічного стендового оформлення:

1. Орієнтація на продукт.


2. Орієнтація на рішення потенційного споживача.


3. Орієнтація на комунікацію з клієнтами.


4. Орієнтація на конкурентів.

Додаткові методи не повинні перешкоджати комунікації з відвідувачами презентації. Наприклад, реалізація великої кількості продуктів може розсіяти увагу. При реалізації слід експонувати продукти тільки найпопулярніші і інноваційні. Але, звичайно ж, при собі необхідно мати інформаційні матеріали про інші продукти що стосуються пропозиції фірми.

Брати участь в будь-якому виставковому заході повинен персонал

Обслуговування стенду це черговий фактор, який має великий вплив на досягнення успіху на ярмарках. Процес презентації на ярмарку це командна гра. Цей фактор слід враховувати при виборі добре згуртованого персоналу для обслуговування відвідувачів цікавляться презентаційної продукцією підприємства. Професійні якості, якими повинен володіти обслуговуючий персонал:

1. Досвід в торгівлі.


2. Знання іноземних мов.


3. Комунікаційними здібностями в спілкуванні з клієнтами.

7 рад для проведення ефективного діалогу з клієнтом:

1. Слідкуйте за тим щоб клієнт при розмові з вами відчував себе комфортно.


2. Не починайте розмову з презентації пропозиції.


3. Постарайтеся вивчити клієнта і зберіть якомога більше інформації це дозволить визначити його потреби і бізнес мети.


4. Будьте відкритими і підкреслюйте користь яку може отримати ваш контрагент завдяки співпраці з вами.


5. Коли зберете всі необхідну інформацію постарайтеся пристосувати пропозицію до потреб клієнта.


6. Пам'ятайте кожна комунікація з клієнтом це прекрасний урок для наступних комунікацій. Відчуйте відповідний момент до фіналізації діалогу. Не завжди вдається продати продукт - не турбуйтеся. Домовтеся про наступну зустріч, обміняйтеся візитками. Через кілька тижнів спробуйте відновити контакт.


7. Після кожної розмови з клієнтом записуйте питання, а перед наступними зустрічами підготуйтеся до тих випадків, які викликали несподіванка.

Уникайте, але не бійтеся передчасних припинень діалогу. Якщо будете боятися негативних відповідей, то ніколи не подолаєте цю фортецю. Ідеально, щоб кожен співробітник обслуговуючого персоналу стенда мав досвід участі у виставках.

Хорошою організацією презентації і великою виставкою робимо 200% норми

10 порад як фірмі вичавити 200% норми планів продажів з презентації на виставці:

1. Подбайте про дві лінії контакту: перша для несподіваних ситуацій, друга приготована під кутом професійних розмов, яка буде хорошим початком для побудови конструктивного діалогу.


2. Будьте інтерактивним і бажаним для контакту.


3. Приготуйте цікаве, спеціальна пропозиція для відвідувачів вашого виставкового місця.


4. Пам'ятайте про візитках.


5. Не ховайтеся від об'єктивів фотоапарата.


6. Приготуйте кольорові сорочки з цікавим гаслом.


7. Подбайте про рекламних матеріалах.


8. Про те, що ви будете представлені на виставці і проінформуйте своїх клієнтів заздалегідь. Пачка розісланих листів, новини в інтернет, флаєри - варіантів завжди кілька.


9. Не ставтеся до ярмарків як до фірмових зобов'язаннями. Ставтеся до них як до прекрасних заходів, де можна себе показати, інших подивитися, а плюс до всього можна реалізувати кілька своїх професійних цілей.


10. Щиро посміхайтеся.

Згідно з дослідженнями 60% потенційних споживачів відходять від стенду якщо персонал не вирішиться першим налагодити контакт протягом однієї хвилини. У складі обслуговуючого персоналу повинні бути: рішучі співробітники; продавці; консультанти, які готові надати професійну технічну інформацію відвідувачам і журналістам з медіа.

Все готово до участі в ярмарку і пора запрошувати

Про участь у ярмарку слід проінформувати відвідувачів, щоб заздалегідь привернути увагу широке коло аудиторії. З цією метою слід виконати ряд дій:

1. Проінформувати всіх контрагентів і медіа про свою участь у заході.


2. Опублікувати новина про участь на виставці в корпоративному інтернет сайті фірми.


3. Зробити розсилку по електронній пошті і розіслати роздруківки за домашніми адресами клієнтів.


4. Провести персональні зустрічі з окремими клієнтами і контрагентами.


5. Подбає про появи фірми в списках учасників виставки.


6. Приготувати матеріали з пропозицією.


7. Приготувати і проінформувати про спеціальну пропозицію для клієнтів.

Організатори подбають про пропозицію участі в заході, проте потрібно пам'ятати, що висилати безпосередні запрошення на виставку дають відвідувачам ясний і виразний сигнал: «на виставку прийдуть люди, які хочуть з вами зустрітися і поговорити про співпрацю». Не залежно від того яким бюджетом володіє фірма і який великий стенд матиме для презентації, варто приготувати пакет інтересів для відвідувачів.Щоб привернути їхню увагу можна організувати конкурс або приготувати щось нестандартне. Такі дії дозволяють збільшити впізнаваність марки в майбутньому. Тематичні ігри з відвідувачами будуть їх розважати і залучати, окрім того це зацікавить медіа, які опублікують про ці події в свіх виданнях.

Перед участю на виставці складаємо списки зустрічей з контрагентами

Більшість відвідувачів планують своє перебування на ярмарку. Вони складають списки людей, з якими хотіли б зустрітися, відзначають стенди стоять їх відвідування. Фірми-учасники так само повинні планувати зустрічі з клієнтами. Скласти листи зустрічей готельних клієнтів і відповідно до них приготуватися. Доступ до даного списку зустрічей повинен мати весь персонал обслуговування подіуму. Організація порядку денного допоможе уникнути хаосу і поспіху під час презентації. Важливо розуміти, що відвідувачі тільки своєю прісущность вже декларують про свій інтерес до даної галузі. Кожен діалог це можливість перевірки ставлення інших до даної марки. Варто уважно слухати, допитувати і фіксувати спостереження співрозмовників. Вони дозволяють подивитися на свій продукт з іншої перспективи і можливо порушити ідеї його удосконалення. Це унікальна величезна цінність, яку не можна отримати іншим способом. Варто так само подбати про супроводжуючої документації подіуму для презентації. Знімки з відвідувачами можна використовувати як рекламні матеріали, для публікації статей про минулій виставці або для розсилки клієнтам в якості подяки за відвідування і діалог.

Оцінка результатів, які принесла виставка

Оцінити ефективність участі у виставкових ярмарках нелегко. Фактори, які слід проаналізувати такі:

1. Кількість відвідуваних людей стенду.


2. Середній час, витрачений відвідувачами на стенд.


3. Кількість поширених контактів в розрізі:
   
   
   
   • нових клієнтів;
   
   
   • партнерам по бізнесу.
   
   
   
   


4. Кількість укладених договорів.


5. Кількість поширених рекламних матеріалів.


6. Теми, обговорювані з відвідувачами.


7. Ступінь зацікавленості відвідувачами виставляються продуктами і послугами.


8. Кількість зібраних думок по темі виставляє фірми та інформаційних матеріалів.


9. Збірник інформації про конкурентів і бізнес партнерів. Кількість питань отриманих по завершенню ярмарки.


10. Кількість публікацій в медія виданнях пов'язаних з виставкою підприємства на ярмарку.

Малі та середні підприємства в виставкові заходи не інвестують з метою моментально повернути вкладення. Іноді їх ефективність проявляється лише через кілька місяців. Після повернення колектив повинен проаналізувати результати їх участі у виставці підприємства. В першу чергу необхідно зайнятися новими контрагентами. Відповісти на їхні запитання та надіслати обіцяні матеріали. Потім слід детально переглянути зібрану інформацію про конкурентів. Детальний аналіз результатів після демонстрації підприємства на ярмарку дозволить краще підготуватися до участі в наступних виставкових ярмарках та інших заходах.